Zapytaj właściciela małego warsztatu, ile czasu poświęca na papiery, a najczęściej usłyszysz: „chwilę wieczorem”. Poproś, żeby przez tydzień zapisywał każde wypełnienie zlecenia, każde szukanie numeru telefonu klienta i każde przepisywanie kwot. Wynik zwykle zaskakuje samego zainteresowanego.
Prosty rachunek na przykładzie
Weźmy warsztat z dwoma mechanikami, który robi około 12 zleceń dziennie, czyli 60 w tygodniu. Przyjmijmy ostrożnie, ile trwają poszczególne czynności administracyjne przy jednym zleceniu prowadzonym na papierze.
| Czynność | Czas na jedno zlecenie | Tygodniowo (60 zleceń) |
|---|---|---|
| Wypisanie zlecenia i danych auta | 3 min | 3 h |
| Szukanie historii wcześniejszych napraw | 2 min | 2 h |
| Telefon do klienta z wyceną dodatkowych prac | 3 min | 3 h |
| Przepisanie kosztorysu na fakturę | 3 min | 3 h |
| Odpowiedź na telefon „czy auto gotowe” | 1 min | 1 h |
| Razem | 12 min | 12 h |
Dwanaście godzin tygodniowo to półtora dnia pracy jednej osoby. Nawet jeśli w konkretnym warsztacie wychodzi połowa tego, mowa o kilku godzinach, które można by przeznaczyć na naprawy, za które klient płaci.
Czynności, których nikt nie liczy
Tabela pokazuje tylko to, co da się łatwo zmierzyć. Są też koszty ukryte, które rzadko trafiają do rachunku:
- ponowne wypisywanie zlecenia, bo pierwsze się zabrudziło albo zginęło,
- wyjaśnianie z klientem, co było w kosztorysie, gdy kartka leży w aucie,
- szukanie, który mechanik robił daną naprawę, przy reklamacji,
- przygotowanie zestawienia dla księgowej na koniec miesiąca,
- odtwarzanie, ile części wydano do konkretnego zlecenia.
Każda z tych sytuacji zdarza się może raz czy dwa razy w tygodniu, ale za każdym razem zabiera kwadrans albo więcej.
Trzy momenty, w których czas ucieka najszybciej
Przyjęcie auta. Klient stoi przy ladzie, opowiada o objawach, a osoba na przyjęciu wypisuje dane z dowodu rejestracyjnego, numer telefonu, przebieg i opis usterki. Jeśli klient był już wcześniej, trzeba jeszcze znaleźć jego poprzednie zlecenia, żeby sprawdzić, co wymieniano. Przy kolejce trzech osób to kwadrans, którego nikt nie fakturuje.
Wycena dodatkowych prac. Mechanik na hali znajduje zużyte tuleje albo cieknący amortyzator. Idzie do biura, ktoś sprawdza ceny części, liczy robociznę, dzwoni do klienta, klient prosi o chwilę do namysłu i oddzwania za godzinę. Auto w tym czasie stoi na podnośniku i blokuje stanowisko.
Wydanie auta. Trzeba zsumować części i robociznę, przepisać to na dokument sprzedaży, wytłumaczyć klientowi pozycje i odnotować wykonane prace w historii. Jeśli kartka zlecenia jest niekompletna, zaczyna się dopytywanie mechanika, co dokładnie zrobił.
W każdym z tych momentów większość pracy to przenoszenie tych samych informacji z miejsca na miejsce.
Papier, arkusz kalkulacyjny i program – porównanie
Zeszyt i bloczek zleceń są tanie i każdy umie się nimi posługiwać. Słabo radzą sobie jednak z wyszukiwaniem – historia auta sprzed roku to przekopywanie się przez segregatory.
Arkusz kalkulacyjny rozwiązuje problem wyszukiwania, ale wymaga dyscypliny, łatwo go nadpisać i trudno używać przy aucie, na hali. Często kończy się tym, że ktoś przepisuje do niego dane z kartek wieczorem, czyli praca jest robiona dwa razy.
Program warsztatowy łączy zlecenie, historię auta, kosztorys i dokumenty w jednym miejscu. Wymaga nauczenia się obsługi i zwykle kosztuje, ale usuwa większość podwójnej pracy, bo dane wpisuje się raz.
Co zmienia się po przejściu na program
Największa oszczędność zwykle nie wynika z szybszego pisania, tylko z braku przepisywania. Zlecenie założone przy przyjęciu auta staje się kosztorysem, kosztorys – dokumentem dla klienta, a całość ląduje w historii pojazdu bez dodatkowej pracy. Mniej jest też telefonów, jeśli klient może sprawdzić status naprawy sam.
Programów do warsztatów jest na polskim rynku kilka i różnią się zakresem funkcji oraz ceną – od darmowych pakietów dla małych warsztatów po rozbudowane systemy z magazynem. Dobrym punktem wyjścia jest lista programów do zarządzania warsztatem z opisem tego, co każdy z nich potrafi i jak jest rozliczany.
Jak policzyć to u siebie
- Przez jeden tydzień przy każdym zleceniu zapisuj czas spędzony na papierach.
- Osobno notuj sytuacje „awaryjne” – zgubione kartki, szukanie historii, reklamacje.
- Pomnóż wynik przez stawkę roboczogodziny, którą bierzesz od klientów.
- Porównaj z kosztem programu w skali miesiąca.
Ten ostatni punkt bywa najbardziej przekonujący. Jeśli godzina pracy warsztatu kosztuje klienta, powiedzmy, 150 zł netto, to odzyskane cztery godziny w tygodniu są warte w miesiącu więcej niż większość abonamentów na oprogramowanie.
Najczęstsze pytania
Czy program nie zabierze więcej czasu na początku?
Przez pierwsze dwa-trzy tygodnie tak, bo trzeba wprowadzić klientów i nauczyć się obsługi. Później czas wraca z nawiązką, zwłaszcza przy powracających klientach, których dane już są w systemie.
A jeśli mechanicy nie chcą pisać na tablecie?
Często wystarczy, że zlecenie zakłada osoba na przyjęciu, a mechanik tylko dopisuje uwagi albo robi zdjęcie usterki. Nie każdy musi obsługiwać wszystkie funkcje.
Czy przy kilku zleceniach dziennie to w ogóle się opłaca?
Przy bardzo małej skali oszczędność czasu jest mniejsza, ale zostaje korzyść z uporządkowanej historii napraw. Część programów ma darmowe pakiety właśnie dla takich warsztatów.
Papiery nigdy nie znikną z warsztatu całkowicie. Chodzi o to, żeby zajmowały minuty, a nie wieczory.
